Normadressatinnen und -adressaten sowie umsetzende Behörden sparen Kosten und Zeit, wenn das Once-Only-Prinzip konsequent angewendet wird – also wenn Daten nur einmal angegeben und dann wiederverwendet werden. Die Grundlage dafür sind harmonisierte Rechtsbegriffe, ein datenschutzkonformer Austausch und die Berücksichtigung etablierter technischer Standards.
Echte Regelungsbeispiele zu diesem Prinzip finden Sie im Zentrum für Legistik.
Um wiederverwendet zu werden, müssen Daten die gleiche inhaltliche Bedeutung haben, d. h. semantisch interoperabel sein. Dafür müssen die Rechtsbegriffe einheitlich definiert und verwendet werden.
Es kann nötig sein, Begriffe über Ihren Rechtsbereich hinaus zu harmonisieren, um bestehende Daten zu verwenden. Ist dies nicht möglich, können Sie die Informationen möglicherweise aus verschiedenen Datenpunkten zusammensetzen, etwa das Einkommen aus Gehalt und weiteren Einnahmen.
Werden für Begriffe, die in mehreren Regelungen vorkommen (z. B. "Einkommen", "Kind"), Verweise genutzt, macht dies die Begriffe eindeutiger. Dies vereinfacht den Datenaustausch, da der entsprechende Datensatz direkt bei der datenhaltenden Behörde abgefragt werden kann.
Eine ausführliche Erklärung finden Sie im Gutachten zum modularen Einkommensbegriff des Nationalen Normenkontrollrats (NKR), Abschnitt „Harmonisierung durch Verweise”, S. 96ff.
Weitere Ressourcen:
Modularisierung kann bei komplexen Begriffen wie Einkommen helfen: Rechtsbegriffe werden in standardisierte, klar definierte Module zerlegt. Die so erhobenen Bestandteile können je nach Bedarf neu zusammengesetzt und nachgenutzt werden, etwa das Einkommen aus Gehalt und weiteren Einnahmen.
Weiterführende Empfehlungen finden Sie im Gutachten zum modularen Einkommensbegriff des Nationalen Normenkontrollrats (NKR), S. 93ff:
Die Modularisierung des Einkommensbegriffes bietet folgende Vorteile:
Quelle: NKR-Gutachten "Digitale Verwaltung braucht digitaltaugliches Recht", S. 93ff.
Überprüfen Sie, ob Daten schon an anderer Stelle zur Verfügung stehen und genutzt werden können. Optimalerweise wird auf die Originaldaten zugegriffen, statt diese zu kopieren. Für einen Datenaustausch zwischen Behörden müssen Sie dann eine geeignete Rechtsgrundlage schaffen.
Müssen neue Daten erhoben werden, sollten Sie eine Nachnutzung dieser Daten ermöglichen.
Nutzen Sie geeignete technische Standards, wie z. B. Datenaustauschformate, um den Austausch zwischen IT-Systemen zu begünstigen. Möglicherweise ist es sinnvoll, diese in der Regelung vorzuschreiben.
Informationen zu Standards der öffentlichen Verwaltung erhalten Sie bei der FITKO, auf den Seiten des XÖV mit zugehörigem XRepository und auf der Verwaltungsdaten-Informationsplattform.
Neben rein technischen Voraussetzungen gilt es auch zu beachten, wie sich organisatorische Aspekte auf die Umsetzung Ihres Vorhabens auswirken. Hier hilft der Austausch mit anderen Beteiligten, wie z. B. den Behörden oder IT-Beauftragten.
Digitale Angebote lassen sich schneller, günstiger und sicherer bereitstellen, wenn sie auf bestehenden Technologien, offenen Schnittstellen und Open Source aufbauen – was zugleich die Interoperabilität fördert.
